W wielu firmach na jakimś etapie wzrostu mogą się pojawić kłopoty z właściwym przepływem dokumentów. Jest ich coraz więcej, krążą między biurkami i pracownikami, i zaczyna się robić coraz większe zamieszanie. Przy takim modelu łatwo o zgubienie albo zniszczenie czegoś, co akurat będzie na następny dzień bardzo potrzebne. Rozwiązaniem tego problemu może być wdrożenie elektronicznego obiegu firmowych dokumentów. Wykorzystując tego typu produkty odnosi się sporo korzyści.

Przede wszystkim wszystkie dokumenty przechowuje się w formie cyfrowej, nie będzie więc ich zalania, roztargania czy zagubienia. Dodatkowo po wykonaniu kopii ma się do nich swobodny dostęp, więc każdy, kto tylko potrzebuje i ma odpowiedni zakres uprawnień może z nich korzystać, bez konieczności poszukiwania u koleżanek z sąsiedniego pokoju. Następną zaletą cyfrowej archiwizacji jest zapewnienie zmian organizacyjnych w firmie.

Jeżeli zasadą będzie, że każdy dokument przed włożeniem go do teczki musi być przerobiony do postaci elektronicznej, to wymusza to na pracownikach to robiących odpowiednie postępowanie. Przez to inni pracownicy będą mieli dużo sprawniejszy dostęp do dokumentów, niż gdy obsługa ich była ręczna.

Uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z koniecznością zainwestowania w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie. Podstawą są rzecz jasna wydajne skanery, ich parametry powinno się dostosować do liczby dokumentów, które spływają do firmy, lecz równie ważne będzie oprogramowanie do ich obsługi. Bardzo dobrze będzie się sprawdzał w takim charakterze system Kofax, jedno z najbardziej popularnych tego typu rozwiązań na świecie. Kofax posiada bardzo duże możliwości konfiguracji, dzięki czemu łatwo i prosto można go dostosować do większości firm. Zapewnia on skanowanie i przetwarzanie dokumentów zarówno w firmach które mają jedną siedzibę, jak i wielooddziałowych, umożliwiając obsługę bardzo dużej ich ilości.

Poszukujesz podobnych wiadomości na omawiany tutaj temat? To nie problem, po prostu wejdź dalej (http://rankingkont.pl/promocje-bankowe/) a przekonasz się, że to było niezwykle proste.

Wydajne narzędzia pozwalają na szybkie zidentyfikowanie rodzaju dokumentu, a także mogą wykonać dużo operacji poprawiających jakość otrzymanych skanów.